Offene E-Mail-Verteiler münden nicht selten in einem Datenschutzverstoß. Hier erfährst du, welche Konsequenzen dem Verantwortlichen drohen.
Beim Einsatz offener E-Mail-Verteiler werden selten datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet. Doch so ein Datenschutzverstoß kann am Ende teuer werden. Es lohnt sich also, beim E-Mail-Versand Vorsicht walten zu lassen.
Offene E-Mail-Verteiler stellen einen Datenschutzverstoß dar
In einem Beitrag auf der Vermittlungsplattform anwalt.de teilt Andreas Kempcke, Fachanwalt für IT-Recht, seine Einschätzung zur aktuellen Rechtslage bezüglich der Verwendung offener E-Mail-Verteiler. Demnach könne der Einsatz eines solchen Verteilers einen Datenschutzverstoß darstellen. Dieser münde auch nicht selten in einer Abmahnung oder einem Brief von der Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
„Personenbezogene Daten dürfen nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben nur dann an Dritte übermittelt oder gegenüber Dritten offengelegt werden, wenn hierfür eine gesetzlicher Erlaubnistatbestand eingreift.“
Andreas Kempcke, Fachanwalt für IT-Recht
Demnach sei es beim Versand einer E-Mail an mehrere Empfänger wichtig, dass die Empfänger nicht in der Empfängerzeile oder im CC-Feld eingetragen werden, da so jeder Empfänger sehen kann, an welche weiteren Personen die Mail noch adressiert ist.
Dies stelle einen Datenschutzverstoß dar, sofern nicht „zuvor von sämtlichen Empfängern wirksame datenschutzrechtliche Einwilligungen hinsichtlich der Nutzung eines offenen E-Mail-Verteilers eingeholt“ wurden. Alternativ lassen sich die Empfänger jedoch in das BCC-Feld der E-Mail eintragen. Dadurch bleibt die Liste der Adressaten für die einzelnen Empfänger verborgen.
Mögliche Konsequenzen: Bußgeld und Anwaltskosten
Zwei mögliche Konsequenzen sind laut Rechtsanwalt Kempcke zu erwarten. Einerseits könne sich die betroffene Person mit der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde in Verbindung setzen. Diese könne im Falle eines festgestellten Datenschutzverstoßes ein Bußgeld verhängen.
Andererseits „können die Betroffenen wegen des Datenschutzverstoßes auch eine Abmahnung aussprechen und die Abgabe einer Unterlassungs- und Verpflichtungserklärung fordern.“ Infolge dessen seien auch Anwaltskosten in Höhe von mehreren hundert Euro zu erwarten.
Finger weg vom offenen E-Mail-Verteiler
Grundsätzlich erscheint es sinnvoll, nach Möglichkeit komplett auf offene E-Mail-Verteiler zu verzichten. So warnt Kempcke: „Im Zweifel müssen nämlich Sie als Versender begründen, weshalb die Offenlegung der E-Mail-Adressen der einzelnen Adressaten des E-Mail-Verteilers gegenüber den anderen Adressaten datenschutzrechtlich zulässig ist.„
In den meisten Fällen dürfte dies jedoch eine große Herausforderung werden. Wer ein eigenes Unternehmen führt und Mitarbeiter beschäftigt, tut sicherlich ebenfalls gut daran, wenn er diese über die Gefahren der Verwendung offener E-Mail-Verteiler informiert.
Und sollte infolge der eigenen Nachlässigkeit doch mal ein solcher Datenschutzverstoß erfolgen und eine Abmahnung oder ein Schreiben von der Datenschutz-Aufsichtsbehörde eintrudeln, empfiehlt es sich grundsätzlich, den Sachverhalt genauer zu untersuchen und einen Anwalt zu Rate zu ziehen.
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