Die Digitalisierung lässt sich mittlerweile in vielen Facetten des Büroalltags finden. Mit diesen IT-Lösungen können sie effektiver arbeiten.
IT-Lösungen haben sich vor allem in den letzten zwei Jahrzehnten stark integriert und sind nicht mehr aus dem Büro wegzudenken. Dabei handelt es sich mittlerweile nicht mehr nur um kleine Hilfestellungen, sondern um komplexe Systeme, die einem eine Menge Arbeit abnehmen können. Dadurch wird vor allem die Effizient gesteigert, aber auch die Möglichkeit, sich auf wesentliche Aspekte der Arbeit zu fokussieren und sich weniger mit unnötigen Dingen herumschlagen zu müssen.
Ein Blick auf verschiedene Bereiche und IT-Lösungen zeigt, wie sehr dies bereits integriert ist und welche weiterführenden Möglichkeiten es zukünftig noch geben könnte.
IT-Lösungen: Vernetzung des gesamten Systems
Eine der wichtigsten Schnittstellen bei der Arbeit innerhalb eines Büroraums sollte ein gut ausgebautes IT-System sein, das ohne Probleme miteinander kommunizieren und aufeinander aufbauen kann. Diese Grundlage schafft nämlich ein Gerüst, von dem alle anderen Punkte ausgehen und die genau daran anknüpfen können. In den meisten Fällen kann man ein solches System über eine gemeinsame Internetanbindung und einen Server realisieren. Darauf kann man den Mitarbeitern den Zugriff gewährleisten. Dort werden dann alle anderen Lösungen eingeflochten.
Mehr Freiraum bei der Arbeit schaffen
Gut integrierte IT-Systeme helfen vor allem dabei, die Arbeitszeit besser zu gestalten und sich als Mitarbeiter komfortabler und flexibler zu fühlen. Bequemlichkeit kann man auch durch höhenverstellbare Schreibtische und andere ergonomische Lösungen erreichen. Wenn sowohl die physische als auch die digitale Welt ineinander greift, ist ein wunderbarer Arbeitsraum geschaffen.
Projektmanagement und Kollaborationen
Egal ob man in einem Gemeinschaftsbüro arbeitet oder schon einen Teil der Belegschaft im Home Office untergebracht hat, digitale “Marktplätze” für Kommunikation und Absprache sind extrem wichtig. IT-Lösungen gibt es hier unheimlich viele, doch am Ende müssen Sie schauen, welche Programme die für Sie wichtigen Aufgaben übernehmen können. Ein Kalender mit Terminen, Projekten und Deadlines ist ein guter Ausgangspunkt und hilft dabei, eine Struktur beizubehalten. Einige Programme können sogar direkt Arbeitszeiten und Personal zuweisen, anhand vorgegebener Daten zur Verfügbarkeit.
Integriert werden sollten aber auch Kommunikationssysteme wie Zoom oder Microsoft Teams. Diese helfen dabei, sowohl mit Mitarbeitern als auch mit anderen Partnern in Kontakt zu bleiben. Heutzutage ist so viel möglich, und diese Systeme sollte man auch einsetzen. Programme und Cloud-Systeme für die Ablage von Dateien sollten ebenfalls eingerichtet werden, um Daten sicher zu speichern und jedem Zugriff zu gewährleisten.
Papierloses Büro einführen
Als Firma sollte man auch versuchen, Papier so gut es geht zu vermeiden. Das fängt beim eigenen Büro an, lässt sich aber auch auf Kunden übertragen. Damit schaffen Sie eine zukunftssichere Arbeitsumgebung, die großen Wert auf Nachhaltigkeit legt. Jedoch ist es bei einer solch großen Umstellung wichtig, dass IT-Lösungen für jegliche Daten etabliert werden.
Cloud-Speicher kommt auch hier wieder zum Einsatz, vor allem für große Datenmengen. Diese muss man zudem sichern, wenn es sich um vertrauliche Daten handelt. Neue Dokumente könnten zum Beispiel automatisch geordnet und in bestimmte Kategorien eingeteilt werden, um Chaos zu vermeiden. Zudem lassen sich alte Dateien deutlich einfacher durchsuchen, als wenn man manuell in alten Ordnern nachschlagen muss.
Bessere Integration von KI-Lösungen
Künstliche Intelligenz wird vermutlich in Zukunft einige Aspekte weiter revolutionieren, aber anders als es aktuell vielleicht aussieht. Die Technologie steckt auf jeden Fall noch in den Kinderschuhen. Sie muss ausgereift werden, bevor sie ernsthaft in den Betriebsalltag integriert werden kann. Wichtig ist dabei die Devise, mit der KI zu arbeiten, anstatt die KI die eigene Arbeit übernehmen zu lassen. Künstliche Intelligenz sollte man mehr als Tool und weniger als einen eigenständigen Mitarbeiter ansehen.
Keine IT-Lösungen ohne den Faktor Mensch
Der Einsatz von KI im Büro könnte vor allem die Automatisierung bestimmter Prozesse beschleunigen und dabei helfen, Konzepte besser auszuarbeiten. Am Ende ist es aber dennoch wichtig, dass der Mensch ebenfalls am Prozess beteiligt ist.
Anmerkung: Der Inhalt dieses Artikels zum Thema IT-Lösungen entstand in Zusammenarbeit mit unserem Partner Close your Gap.*
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